Zwei Risiken, die sich nicht aufheben
In vielen Unternehmen existieren gleichzeitig ungenutzte Lizenzen und Unterlizenzierung: Ausgeschiedene Mitarbeitende behalten ihre Microsoft-365-Lizenz, während eine Fachabteilung Software ohne ausreichende Rechte nutzt. Das eine kostet jeden Monat Geld, das andere kann bei einem Hersteller-Audit teuer werden.
Software Asset Management (SAM) bringt Verträge, tatsächliche Nutzung und Bedarf zusammen – und hält sie dauerhaft im Gleichgewicht.
Die größten Hebel
Lizenzen ausgeschiedener oder inaktiver Nutzer konsequent entziehen – idealerweise automatisch im Offboarding-Prozess.
Nicht jeder braucht den größten Microsoft-365-Plan. Rollen analysieren und Pläne nach tatsächlich genutzten Funktionen zuschneiden.
Mehrere Tools für Videokonferenz, Dateiablage oder Projektarbeit? Oft deckt die vorhandene Plattform den Bedarf bereits ab.
Kündigungs- und Verlängerungstermine zentral erfassen, damit Verhandlungen rechtzeitig beginnen und keine Abos automatisch weiterlaufen.
Audit-Sicherheit
Hersteller wie Microsoft, Oracle oder SAP prüfen ihre Kunden regelmäßig. Wer vorbereitet ist, bleibt entspannt:
- Lizenznachweise zentral ablegen – Verträge, Rechnungen, Lizenzbedingungen
- Installationen und Nutzung regelmäßig mit den erworbenen Rechten abgleichen
- Virtualisierung und Cloud gesondert prüfen – hier entstehen die meisten Lizenzfehler
- Audit-Anfragen nie unkoordiniert beantworten, sondern abgestimmt und mit Fachkenntnis
In fünf Schritten zum laufenden Lizenzmanagement
Alle Verträge, Abos und Lizenzschlüssel erfassen – auch die, die Fachabteilungen selbst abgeschlossen haben.
Installationen und Anmeldungen über Inventar- und Admin-Werkzeuge auswerten.
Rechte und Nutzung gegenüberstellen: Überdeckung, Unterdeckung und Einsparpotenzial.
Lizenzen entziehen, Pläne anpassen, Verträge neu verhandeln, Werkzeuge konsolidieren.
Beschaffung, On- und Offboarding mit dem Lizenzmanagement verbinden und quartalsweise berichten.
Kurz-Check: Haben Sie Ihre Lizenzen im Griff?
- Alle Verträge und Abos sind zentral erfasst – inklusive Fachabteilungen.
- Offboarding entzieht Lizenzen automatisch.
- Microsoft-365-Pläne sind nach Rollen zugeschnitten.
- Kündigungsfristen werden aktiv überwacht.
- Lizenznachweise sind für ein Audit sofort auffindbar.
- Ein Lizenzbericht liegt mindestens quartalsweise vor.