Warum jetzt über Teams-Telefonie nachdenken?
Viele Telefonanlagen im Mittelstand sind über zehn Jahre alt, Wartungsverträge laufen aus, Ersatzteile werden knapp. Gleichzeitig arbeiten Teams hybrid – und telefonieren längst über Headset und Laptop. Wer ohnehin Microsoft 365 nutzt, kann die Telefonie direkt in Teams integrieren: Durchwahl, Warteschlangen und Vermittlung laufen dann in derselben Anwendung wie Chat und Meetings.
Erreichbarkeit, Hotlines und Notrufe müssen vom ersten Tag an funktionieren. Deshalb gehören Bestandsaufnahme, Pilot und ein termingenauer Rufnummernumzug zu jedem Umstieg.
Drei Wege ins Telefonnetz
Teams selbst ist die Telefonanlage. Für Gespräche ins öffentliche Netz braucht jeder Nutzer zusätzlich eine Teams-Phone-Lizenz und einen von drei Anschlusswegen:
Microsoft tritt selbst als Telefonanbieter auf und stellt Rufnummern samt Minutenpaketen bereit. Ideal für kleinere Standorte mit einfachen Anforderungen – die Tarifauswahl ist allerdings begrenzt.
Ein von Microsoft zertifizierter Netzbetreiber bindet Teams an. Sie wählen den Anbieter, betreiben aber keine eigene Technik; Gesprächskosten zahlen Sie direkt an den Carrier. Für viele Mittelständler der beste Kompromiss aus Einfachheit und Flexibilität.
Ein Session Border Controller (SBC) – selbst betrieben oder als Service – verbindet Teams mit nahezu jedem Telefonanbieter. Sinnvoll bei Sonderanforderungen wie Contact Center, analogen Geräten oder bestehenden Verträgen, erfordert aber mehr Betrieb.
Der Umstieg in 5 Schritten
Rufnummernblöcke, Durchwahlen, Gruppen, Warteschlangen und Ansagen erfassen – und alle Sonderanschlüsse: Fax, Türsprechstellen, Aufzug-Notruf, Alarm- und Brandmeldeanlagen, Frankiermaschinen.
Pro Standort und Nutzergruppe den passenden Anschlussweg festlegen, Lizenzen planen und Rufnummernportierung vorbereiten. Anrufabläufe für Zentrale und Hotlines neu modellieren.
Bandbreite, WLAN und Priorisierung von Sprache prüfen. Zertifizierte Headsets und – wo gewünscht – Teams-fähige Tischtelefone auswählen; nicht jedes vorhandene SIP-Telefon ist geeignet.
Pilotgruppe inklusive Zentrale und Notrufprüfung. Danach Rufnummern zum vereinbarten Stichtag portieren – mit Rückfallplan für den Umstellungstag.
Standortweise umstellen, Nutzer kurz schulen, Anrufqualität überwachen. Im Betrieb: Änderungen an Warteschlangen und Ansagen, Lizenz- und Nummernverwaltung, Störungsbearbeitung.
Kurz-Checkliste: bereit für Teams-Telefonie?
- Nummernplan mit allen Durchwahlen, Gruppen und Warteschlangen liegt vor.
- Sonderanschlüsse (Fax, Aufzug, Türsprechstelle, Alarm) sind erfasst und gelöst.
- Anschlussweg je Standort entschieden, Lizenzen geplant.
- Netz auf Sprachqualität geprüft, Endgeräte ausgewählt.
- Notrufe mit Standortangaben eingerichtet und im Pilot getestet.
- Portierungstermin und Rückfallplan abgestimmt.