Warum Angebote selten vergleichbar sind
Der eine Anbieter rechnet pro Arbeitsplatz, der andere pro Gerät, der dritte nach Aufwand. Leistungsumfang, Servicezeiten und Reaktionszeiten unterscheiden sich im Detail – und genau dort entstehen später die Mehrkosten.
Eine Ausschreibung (Request for Proposal, RFP) gibt allen Anbietern dieselbe Ausgangslage und dieselben Fragen vor. Das spart Zeit, senkt das Risiko einer Fehlentscheidung und verbessert Ihre Verhandlungsposition.
Die sechs Phasen
Nutzer, Standorte, Geräte, Server, Anwendungen, Verträge und heutige Kosten erfassen – die Basis für jedes seriöse Angebot.
Leistungen in Modulen beschreiben: Service Desk, Arbeitsplatz, Server und Cloud, Netzwerk, Sicherheit, Projekte. Ziel-Service-Level je Modul festlegen.
Anbieter nach Größe, Branchenerfahrung, Standortnähe und Zertifizierungen vorauswählen.
Preisblatt und Fragenkatalog vorgeben, damit alle Angebote dieselbe Struktur haben. Rückfragen für alle transparent beantworten.
Drei bis vier Anbieter präsentieren ihr Konzept. Referenzen bei vergleichbaren Kunden einholen und das künftige Team kennenlernen.
Mit der Bewertungsmatrix entscheiden, Vertrag und SLA verhandeln und den Übergang mit dem bisherigen Dienstleister planen.
Bewertungskriterien mit Gewicht
- Leistung und Service Level – Reaktionszeiten, Servicezeiten, Verfügbarkeit
- Sicherheit und Compliance – Zertifizierungen wie ISO 27001, Rechenzentrumsstandort, NIS2-Fähigkeit
- Transition – Plan, Dauer und Risiken der Übernahme
- Kosten über die Laufzeit – nicht nur der Monatspreis, sondern auch Einmalkosten, Projekte und Preisanpassungen
- Kapazität und Stabilität – Teamgröße, Vertretungsregeln, Erreichbarkeit vor Ort
- Passung – Kommunikation, Branchenverständnis, gemeinsame Werte
Tipps aus der Praxis
Planen Sie für eine Ausschreibung realistisch einige Wochen bis wenige Monate ein, abhängig von Umfang und interner Abstimmung. Beginnen Sie rechtzeitig vor dem Ende Ihres bestehenden Vertrags – Kündigungsfristen und eine geordnete Übergabe brauchen Zeit.
Mehr zum geordneten Wechsel lesen Sie im Ratgeber IT-Dienstleister wechseln.
Kurz-Check: Sind Sie bereit für eine Ausschreibung?
- Das Mengengerüst ist aktuell und vollständig.
- Leistungen sind in Modulen mit Service Levels beschrieben.
- Ein Preisblatt gibt allen Anbietern dieselbe Struktur vor.
- Bewertungskriterien und ihre Gewichtung stehen vor dem Versand fest.
- Kündigungsfristen des bestehenden Vertrags sind bekannt.
- Ein internes Team mit Entscheidungsbefugnis ist benannt.