Wann ist es Zeit, den IT-Dienstleister zu wechseln?
Viele Unternehmen bleiben bei einem IT-Dienstleister, der sie nicht mehr optimal bedient – aus Angst vor dem Wechsel, aus Trägheit, oder weil sie glauben, der Aufwand sei zu groß. Dabei ist ein strukturierter Wechsel gut planbar und mit dem richtigen neuen Partner reibungslos.
Zu langsame Reaktionszeiten
SLAs werden regelmäßig nicht eingehalten
Kein proaktives Handeln
Probleme werden erst nach Ausfall bemerkt
Intransparente Kosten
Überraschungsrechnungen, keine klare Kalkulation
Fehlende Dokumentation
Niemand weiß, was wie konfiguriert ist
Sicherheitslücken
Patches verzögert, keine Security-Strategie
Schlechte Kommunikation
Kein fester Ansprechpartner, schlechte Erreichbarkeit
Phase 1: Vorbereitung (Woche 1–3)
Der Fehler der meisten Unternehmen: Sie kündigen zuerst, suchen dann. Das führt zu Zeitdruck und schlechten Entscheidungen. Starten Sie die Suche und Vorbereitung, während der alte Vertrag noch läuft.
Schritt 1
IT-Inventar vollständig aufnehmen
Alle Geräte, Lizenzen, Zugänge, Konfigurationen dokumentieren – idealerweise bevor Sie kündigen
Schritt 2
Vertrag des alten Dienstleisters prüfen
Kündigungsfristen, Exit-Klauseln, Dokumentationspflichten, Eigentum an Konfigurationen klären
Schritt 3
Anforderungen definieren
Was soll der neue Dienstleister besser machen? SLAs, Leistungsumfang, Budget, besondere Anforderungen
Schritt 4
Angebote einholen & vergleichen
Mindestens 3 Angebote, auf Total Cost of Ownership achten, Referenzen prüfen
Phase 2: Übergang (Woche 4–8)
In der Übergangsphase laufen alter und neuer Dienstleister parallel. Das ist die kritischste Phase – hier darf kein Wissen verloren gehen.
Schritt 5
Kündigung aussprechen
Schriftlich, fristgerecht, mit expliziter Aufforderung zur Übergabe aller Dokumentationen
Schritt 6
Wissenstransfer mit altem Dienstleister
Passwörter, Konfigurationen, Netzwerkpläne, Lizenzdaten, Monitoring-Zugänge übergeben lassen
Schritt 7
Onboarding neuer Dienstleister
Monitoring aufsetzen, Zugänge einrichten, Helpdesk-Routing konfigurieren, erste Systeme übernehmen
Wichtig: Stellen Sie sicher, dass alle Zugangsdaten (Admin-Passwörter, Domain-Registrar-Zugänge, Zertifikate) in Ihrem Besitz sind – nicht nur beim alten Dienstleister.
Wechsel-Checkliste: Was Sie vor der Kündigung haben müssen
- IT-Inventar vollständig – alle Geräte, Server, Netzwerkkomponenten dokumentiert
- Alle Admin-Zugänge – Sie haben eigenen Admin-Zugang zu allen Systemen
- Domain & DNS in eigenem Besitz – Registrar-Zugang gehört Ihnen, nicht dem Dienstleister
- Lizenzschlüssel gesichert – Microsoft, Adobe, Antivirus und alle anderen Software-Lizenzen
- Backup gesichert – aktuelles Backup aller Daten vor dem Wechsel erstellt und geprüft
- Netzwerkdokumentation – IP-Adressen, VLAN-Konfigurationen, Firewall-Regeln dokumentiert
- Neuer Dienstleister onboarded – bevor der alte vollständig ausgeschieden ist
Häufige Fragen zum IT-Dienstleister-Wechsel
Wie lange dauert ein IT-Dienstleister-Wechsel?
Realistisch 6–12 Wochen für einen geordneten Wechsel mit parallelem Betrieb. In Notfällen – z. B. wenn der alte Dienstleister ausfällt oder nicht kooperiert – kann ein Notfall-Onboarding in 2–3 Wochen erfolgen. Das ist jedoch stressiger und fehleranfälliger.
Was ist, wenn der alte Dienstleister die Übergabe verweigert?
Sie haben rechtlichen Anspruch auf alle Zugangsdaten und Konfigurationen Ihrer eigenen Systeme. Falls der Vertrag keine explizite Wissenstransfer-Klausel enthält, können Sie die Herausgabe auf Basis des allgemeinen Vertragsrechts fordern. Im Streitfall hilft ein IT-Anwalt. Tipp: Stellen Sie sicher, dass künftige Verträge Exit-Klauseln enthalten.
Kann VALLEY IT auch bei laufendem Vertrag mit dem alten Dienstleister übernehmen?
Ja – wir koordinieren gerne einen parallelen Übergang, bei dem wir sukzessive Verantwortung übernehmen, während der alte Dienstleister noch aktiv ist. Das minimiert Risiken und ermöglicht einen geordneten Wissenstransfer.