Wie Copilot auf Ihre Daten zugreift
Microsoft 365 Copilot nutzt die Daten in Ihrem Tenant – E-Mails, Dateien, Chats, Besprechungen – und respektiert dabei die vorhandenen Berechtigungen. Das ist zugleich Stärke und Risiko: Copilot zeigt einem Nutzer nichts, was er nicht ohnehin öffnen dürfte. Aber er findet auch Dinge, von denen niemand wusste, dass sie offen geteilt sind.
Zu großzügig freigegebene SharePoint-Seiten, „Jeder mit dem Link“-Freigaben oder alte Teams mit Gehaltslisten werden durch Copilot plötzlich sichtbar. Deshalb steht vor der Einführung die Bereinigung.
Voraussetzungen
Freigaben, SharePoint-Seiten und Teams auf zu weite Zugriffe prüfen und korrigieren; Eigentümer für jede Ablage festlegen.
Vertraulichkeitsbezeichnungen für sensible Inhalte einführen, damit Schutz und Kennzeichnung auch in KI-Ergebnissen erhalten bleiben.
Aktuelle Microsoft-365-Apps, verwaltete Geräte, MFA und bedingter Zugriff – Copilot setzt auf einer sicheren Plattform auf.
KI-Richtlinie und Schulung – die Pflicht zur KI-Kompetenz nach Art. 4 EU AI Act gilt bereits seit Februar 2025.
Einführung in vier Phasen
Berechtigungen, Datenablagen, Lizenzen und technische Voraussetzungen prüfen; Risiken und Maßnahmen priorisieren.
Copilot an eine Gruppe aus Rollen mit hohem Text-, Besprechungs- und Rechercheanteil vergeben – etwa Vertrieb, Projektleitung, Assistenz.
Schulungen und Prompt-Beispiele je Rolle; Nutzung und Zeitersparnis anhand konkreter Aufgaben auswerten.
Lizenzen dorthin geben, wo der Nutzen nachgewiesen ist – und regelmäßig prüfen, ob sie genutzt werden.
Typische Anwendungen im Mittelstand
- Besprechungen – Zusammenfassungen und Aufgaben aus Teams-Meetings
- E-Mail – lange Verläufe zusammenfassen, Antworten entwerfen
- Dokumente – Angebote, Konzepte und Berichte auf Basis vorhandener Unterlagen entwerfen
- Excel – Daten analysieren und Auswertungen erstellen
- Wissenssuche – Informationen über Ablagen und Chats hinweg finden
Mehr zum strategischen Rahmen lesen Sie im Ratgeber KI-Strategie im Mittelstand.
Kurz-Check: Ist Ihr Tenant bereit für Copilot?
- Freigaben und SharePoint-Seiten sind auf Oversharing geprüft.
- Jede Datenablage hat einen verantwortlichen Eigentümer.
- Vertraulichkeitsbezeichnungen sind für sensible Inhalte eingeführt.
- MFA und bedingter Zugriff sind aktiv.
- Eine KI-Richtlinie und Schulungen liegen vor.
- Pilotrollen und Erfolgskennzahlen sind festgelegt.